Tom is geen nieuwe webapplicatie, Tom is onze nieuwe afstudeerder! Een paar maanden geleden zochten wij naar een stagiair voor een ¨project analyse tool¨. En toen verscheen onze Tom. Hij is 27 jaar, woont in Nijmegen, houdt van plantjes, gamet met vrienden, kijkt Penny Dreadful en studeert in januari 2021 af bij Bluenotion voor zijn HBO-opleiding ICT (Software Development) aan de HAN.

Van het studentzijn in Coronatijd heeft Tom gelukkig niet zo'n last. Ja, zijn tentamens werden uitgesteld en de afstudeerstage bij Bluenotion begon iets later, maar hij vindt het thuis studeren en werken eigenlijk best chill. En waar werkt hij dan aan? Tom mag Bluenotion gaan helpen met een nieuwe ¨project analyse tool¨, die we hiervoor al noemden. De vraag om zo'n interne analyse tool kwam voort uit twee organisatievragen, vanuit de projectplanning en projectfinanciering. Tom gaat de antwoorden dit komende half jaar samenbrengen in één overzichtelijke tool. Hoe en waarom precies? We vertellen je meer over de nieuwe tool in deze blog!

1e6396f1794093334b84f66da70c3c7797a6bfab49c7e8a9bcaaae6f145a5979.jpeg

3 tools binnen 1 overzicht

Bluenotion werkt constant aan innovaties en nieuwe technieken voor projecten, maar we moeten soms ook voor onszelf uit eigen bron putten. Bijvoorbeeld voor de versoepeling van interne processen.

Wij maken dagelijks intern gebruik van een whiteboard om de taken van de dag bij te houden. Door middel van een ¨daily standup¨ nemen we ´s ochtends de dag door, waarbij deze taken worden genoteerd om vervolgens te worden voltooid en afgestreept. Daarnaast maken we gebruik van de volgende management tools:

  • GitLab (voor versiebeheer en issueregistratie)
  • Asana (voor projectmanagement)
  • T-Metric (voor de urenregistratie)

Mooie tools, maar door deze naast elkaar te gebruiken missen we wel eens overzicht. Het liefst breng je alle informatie uit deze tools samen in één scherm, om de dag overzichtelijk samen te starten, maar ook om in één keer antwoord krijgen op de volgende vragen: Wie doet wat in de komende weken en tot wanneer zit iemands planning vol? Loopt een project nog binnen de vooraf berekende uren en liggen we deze maand nog op schema? 

Financiën: komen de gefactureerde uren overeen met de gewerkte uren?

Je wilt deze tools niet alleen samenbrengen voor een gedegen planning, maar ook om de financiering in kaart te brengen. Als we een nieuw project aannemen, wordt hier een aantal uren voor begroot. In T-Metric kan naderhand worden teruggezien hoe lang er daadwerkelijk aan een project gewerkt wordt.

In plaats van achteraf de balans op te maken, willen we hier liever bijtijds op in kunnen spelen. We willen gevoelsmatig kunnen aangeven hoe lang we denken met een project bezig te zijn en dit afzetten naast het daadwerkelijk aantal uren. Door middel van deze gegevens kan beter worden gecontroleerd hoe lang een project duurt en of ons gevoel klopt. 

Stel: we hebben de helft van het aantal begrote uren aan een project gewerkt, maar voor ons gevoel zitten we nog aan het begin, dan weet je dat onze werkwijze op het moment niet deugt. We willen in dit geval bijtijds aan de bel trekken, uitzoeken waar dit aan ligt en bijsturen. Zo hopen we ervoor te zorgen dat de begrote uren en de daadwerkelijk gewerkte uren steeds beter met elkaar kloppen.

Toms oplossing binnen 1 tool

Onze hulpvraag voor Tom heeft dus alles te maken met stroomlijning en inzicht krijgen. Omdat organisatorische en bijkomende financiële vragen nu niet op 1 centraal punt beantwoord kunnen worden, is dat lastig voor de planning. Tom gaat de data uit verschillende tools samenbrengen en maakt de informatie inzichtelijk binnen een website. 

Dit is niet alleen een mooie oplossing voor de algehele planning op de langere termijn, maar ook voor de korte termijn. Als er bijvoorbeeld een spoedopdracht tussendoor komt, kunnen we straks in een oogopslag zien bij wie er nog eventueel tijd en ruimte is. Zo kan er snel geschakeld worden en is het bij elke daily standup helder wat er die dag of week moet gebeuren.

En hoe bevalt het, Tom?

Tom zit nog in de beginfase van zijn afstudeeropdracht, maar bij Bluenotion bevalt het in ieder geval al goed. ¨Geef me een werkplek en als ik iets nodig heb, dan roep ik wel,¨ zo werkt Tom het liefst. Toen zijn eerste dag bij Bluenotion startte met een: ¨Dit is je werkplek. En als je iets nodig hebt, dan roep je maar,¨ klikte dat dus wel. Tom is geen fan van ¨haha-kei-gezellig-we-zijn-net-een-grote-familie-maar-wel-alleen-als-je-je-gedraagt-zoals-wij-het-voorschrijven¨ bedrijven. En zo is Bluenotion gelukkig niet. Tom: ¨Bij Bluenotion werken gewoon heel chille mensen die allemaal hetzelfde doel voor ogen hebben. En de vrijdagmiddagborrels zijn goed. Heel goed.¨ 

Hij wordt begeleid door Marco en Bokkie. Marco is er voor technische begeleiding en Bokkie voor het algehele proces. Dat gaat prima en is fijn. Tom: ¨Ik ben Bokkies vierde afstudeerder. Bart is bijvoorbeeld een oud-afstudeerder van Bokkie en had een 8. Maar ik ga van hem winnen. Ik wil minstens een 8,1.¨ Of het Tom gaat lukken? Dat zien we in januari 2021. Veel succes Tom!

Lijkt afstuderen bij Bluenotion je ook leuk? Wij updaten onze stageplekken voorafgaand aan elke nieuwe stageperiode! Houd onze vacatures dus goed in de gaten of stuur een open sollicitatie naar info@bluenotion.nl.