Online ondertekenen

Laten we het enige nadeel maar meteen benoemen: de digitale ondertekening staat ver van het schoonschrift. Gelukkig zijn de digitale ondertekeningen ondersteund door Bluenotion een stukje geavanceerder dan die van de pakketbezorger en hebben we alle nadelen uit de weg geholpen. En daarbij hebben we het natuurlijk veel liever over alle voordelen van de digitale handtekening. Want die zijn er, en het zijn er veel!

Wat is de digitale handtekening dan allemaal wél? Het is wél gemakkelijk, wél tijd- en geldbesparend, wél veilig, wél rechtsgeldig en wél duurzaam. In deze blog gaan we in op al deze voordelen en leggen we uit wat Bluenotion in haar projecten al met online ondertekenen doet.

Is online ondertekenen een oplossing voor jou?

Een online ondertekening, ook wel de digitale handtekening, is simpelweg de digitale variant van de handtekening met pen op papier. Door middel van speciale software wordt het ouderwetse ondertekenproces digitaal gemaakt: je noteert jouw handtekening op een online document onder een touchscreen, door middel van je vinger of een speciaal pennetje zonder inkt.

De mogelijkheden van een digitale ondertekening zijn groot. Vooral binnen een organisatie waar veel contracten en overeenkomsten heen en weer gaan. We noemen een aantal voordelen en geven zo antwoord op de vraag: is online ondertekenen iets voor jouw organisatie?

Kleine krabbel, grote voordelen

Wat voor verschil kan het digitaliseren van een krabbeltje nu eigenlijk maken? Nou, behoorlijk veel. We hebben de voordelen voor je op een rijtje gezet:

1. Gemakkelijk in gebruik

Door middel van digitaal ondertekenen, kun je digitaal ondertekende documenten automatisch opslaan en beheren in één digitale omgeving. Zo kun je de documenten onder een dossiernaam onderbrengen, waar deze helemaal veilig staan en nergens heen gaan. Geen rompslomp meer met papieren die opgezocht moeten worden en eventueel kwijt kunnen raken. Jij en jouw medewerker of gecontracteerde kunnen gemakkelijk bij oude en nieuwe documenten.

2. Tijd- en geldbesparend

Wanneer je de stap zet naar online ondertekenen, behoort het printen van contracten tot het verleden. Dit scheelt in tijd, maar ook in kosten: voor de aanschaf van papier, voor het bijbehorende papierafval, maar ook voor het posten van contracten. Het contract kan eenvoudig onder een account worden toegevoegd en via e-mail worden verzonden. Een stuk efficiënter!

3. Compleet beveiligd

Ben je bang dat een digitale ondertekening niet veilig is? Daar hebben we uiteraard over nagedacht. Bluenotion maakt voor online ondertekenen gebruik van SignRequest. Hierdoor zijn alle documenten en handtekeningen ISO 27001 gecertificeerd en AVG-compatibel. Het ISO 27001-certificaat is een internationale standaard voor informatiebeveiliging. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is een regelgeving binnen de Europese wetgeving over databeveiliging en privacy, die wij binnen Bluenotion sowieso altijd naleven.

4. Rechtsgeldig

SignRequest zorgt niet alleen voor veiligheid, maar ook dat alle digitale handtekeningen rechtsgeldig en bindend zijn. Hierbij wordt de Europese wetgeving omtrent online ondertekenen gehanteerd. Een digitaal ondertekend document kan en mag hierdoor niet door de rechtbank geweigerd worden.

5. Duurzaam

We benoemden het al bij puntje 1: met de digitale handtekening dring je het papiergebruik terug. Dit scheelt niet alleen in kosten, maar is ook een belangrijke stap in de verduurzaming en digitalisering van jouw bedrijf. Minder verspilling en dus beter voor het milieu!

Hoe het werkt 

Hoe werkt het precies als je binnen jouw digitale platform gebruikmaakt van online ondertekenen? Bluenotion maakt jouw contract tot templatebestand en voorziet deze van sjablonen met tags. 

Deze tags bevatten bijvoorbeeld de voornaam, achternaam, contactgegevens of contracturen van de betreffende werknemer. Vervolgens zorgen wij er middels SignRequest voor dat dit document rechtsgeldig wordt. Dankzij de tags weet SignRequest waar de digitale handtekening moet komen te staan en kunnen zij een correct rechtsgeldig contract opmaken.

Als dit is volbracht, krijgt jouw medewerker een uitnodiging per e-mail om het contract te ondertekenen. Dit is een standaardmail die ook in de eigen huisstijl of met een persoonlijk bericht kan worden opgemaakt. In de e-mail staat een link die de medewerker verwijst naar het contract in de omgeving van Signrequest. Door middel van handige pijltjes is gelijk zichtbaar waar de digitale handtekening moet komen (zie afbeelding 1).

Dit kan met de hand op een touchscreen worden opgetekend, maar kan ook worden ingetikt en omgezet in een handgeschreven lettertype. Dit laatste is ook rechtsgeldig en een mooi alternatief voor de hanenpotenkrabbel die we in het begin al benoemden. Is het ondertekenen volbracht? Dan kan het document worden voltooid en wordt het teruggekoppeld naar ons systeem en jouw dossier of account, waar het wordt opgeslagen.

Fooks, Wilmar en… Jouw organisatie?

Bluenotion gebruikt de optie tot online ondertekenen inmiddels al voor diverse klanten en projecten. Zo ook voor Fooks, waar het veelvuldig wordt gebruikt. Fooks is een personeelsplatform waar de meeste zaken al digitaal verlopen: van contracten aanbieden tot verzuimdocumenten ondertekenen. 

In de toekomst zijn we ook van plan het digitaal ondertekenen bij Wilmar te implementeren. Zo kunnen overeenkomsten met nieuwe klanten snel worden gepiept en als het even niet mogelijk of gewenst is om klanten te bezoeken, kunnen zaken toch nog snel geregeld worden. Dit is iets wat gedurende de huidige coronacrisis helaas vaker voor zal komen, maar zo toch gemakkelijk wordt opgevangen. Door het online ondertekenen bieden we een soepele doorstroom, zonder verhindering.

Online ondertekenen is de logische volgende stap in digitalisering. Want of het nu om een contract, garantiebewijs of een bevestiging gaat: je wilt dat dit kan worden opgeslagen, makkelijk is terug te vinden en snel kan worden teruggekoppeld.